学習塾向けアプリを導入するメリットと注意点を徹底解説

学習塾の運営では会計管理や労務管理など多くの情報を取り扱います。職員間で生徒などの情報を共有したり管理したりする際、ミスが連発すると会社への信頼に影響を与えるでしょう。

学習塾向けアプリを導入すれば、多くの情報を一括管理できるため、職員間での共有がしやすく業務が効率良く回せるなど多くのメリットが得られます。

今回は、学習塾向けアプリをご紹介します。アプリ選びのポイントや注意点を詳しく解説しているため、アプリの導入を検討している方は、ぜひご活用ください。

学習塾向けのアプリとは？

学習塾向けのアプリとは、オンライン上で生徒や講師の情報を管理したり保護者との連携を図ったりなどができるサービスです。

学習塾で効率良く管理すべき情報は、以下の3つといわれています。

• 生徒の情報
• 会社や職員の情報
• 保護者の情報

生徒の成績情報や職員の出勤情報、保護者のクレーム対応などをアプリで管理できれば、社内で情報共有がうまくできるでしょう。

また、学習塾ではさまざまな事務作業が必要ですが、アプリを導入すれば作業にかかる時間の削減ができるでしょう。講師の労力の負担を軽減でき、授業の質の向上にもつながります。

学習塾向けのアプリの機能と概要

学習塾向けアプリには、主に以下の機能があります。

• 生徒の受講状況の管理
• 生徒への指導状況の管理
• 講師の勤務状況の管理
• 講師の給与明細の作成
• 保護者へ成績の通知
• 保護者へ生徒の出席状況の通知
• 教室のスケジュール管理
• 請求書の作成
• 売上の管理

生徒がいつ受講したかなど授業の進捗状況を管理できます。指導状況なども管理しやすく、生徒の学力向上に活用できるでしょう。

また、生徒だけでなく講師の情報を共有できる機能も。勤務状況など労務管理を徹底し、欠勤が出たら臨機応変に対応が可能です。

そして、生徒が塾へ入退室した際に保護者へ通知する機能もあり、塾と保護者間でアプリを通じてやりとりができるのも大きなポイントです。会社で管理が大変な会計処理もスムーズに進められます。

学習塾向けアプリを選ぶ時の3つのポイント

学習塾向けのアプリは種類がさまざまあるため、どのアプリを導入すればよいか迷う方も多いでしょう。そこで、アプリを選ぶ時のポイントを3つご紹介します。

学習塾向けアプリを選ぶ時のポイントは、主に以下の3つです。

• 電子マネーなどの決済機能があるか
• 既存システムと連携できるか
• Zoomなどの外部ツールとの連携サービスがあるか

電子マネーなどの決済機能があるか

学習塾向けアプリを選ぶ際は、電子マネーなどで決済ができるかを確認しましょう。

学習塾の受講料を現金で請求した場合、塾側が現金の管理をしなくてはならず、保護者もお金を下ろすなど手間がかかります。アプリ内に決済機能があると引き落としが自動で完了でき、塾側の事務作業が削減できるでしょう。

また、回収の見落としを防止できたり利用者の負担も軽減できるなどのメリットもあります。電子マネーやクレジットカード決済ができるか、銀行振込や口座振替機能があるかを確認しましょう。

既存システムと連携できるか

現在使用中のシステムと連携が可能かも重要なポイントです。

会計ソフトなどのすでに導入しているデータと連携ができないと、情報を移動するのに手間がかかったり2つのシステムを同時管理したりしなくてはいけません。

既存のシステムと連携ができれば、データの移動や管理がすぐに完了でき、負担を減らせるでしょう。また、データ移動時の入力ミスや情報の重複が防止できるなどさまざまなメリットがあります。

Zoomなどの外部ツールとの連携サービスがあるか

オンラインの学習塾では、動画でのさまざまなサービスを提供します。

たとえば、生徒へ向けての授業はもちろん、保護者を交えてのビデオ通話などです。ZoomやGoogle Meetなどの外部ツールは利用ユーザーが多いため、連携ができればよりオンラインを有効活用できるでしょう。

外部ツールと連携がとれるかもチェックするのがおすすめです。

学習塾向けアプリを導入する5つのメリット

学習塾向けアプリの導入は、企業内での情報共有がしやすくなったり事務処理の手間が省けたりとさまざまなメリットがあります。

ここでは、学習塾向けアプリを導入するメリットを、5つご紹介します。

簡潔な情報管理で効率化が図れる

情報管理がしやすく、さまざまな場面で効率化が図れるでしょう。

たとえば、塾を利用する生徒の情報管理です。多くの生徒が通う塾では、1人1人の授業の進捗状況を管理し、サポートをしなければなりません。

アプリを導入すれば生徒の情報を個別に管理でき、必要なサポートを提供できるでしょう。検索機能が充実したアプリを利用すれば、進捗状況や学力レベルごとに生徒の情報を分けられたりなどでき、効率化が図れます。

また、アプリは生徒だけでなく保護者に対しても活用できるのが嬉しいポイントです。

生徒が塾を利用した際に保護者へ通知を届けるなどのシステムもあり、生徒の情報を保護者と塾のあいだで共有ができます。保護者との面談で得た生徒の情報を管理することも可能なため、アプリの導入でさまざまな情報管理が効率よく進められるでしょう。

事務処理の手間が省ける

塾では、生徒の毎月の月謝管理や講師への給料の支払いを含めた労務管理など、多くの事務処理が存在します。

多くの企業では、会計処理は事務員の業務ですが、小規模な塾や個人で経営している塾などでは経営者が事務処理を担当することもあるでしょう。経営が拡大したり個人の手持ち業務が増えれば、いままでのように仕事を回せず計算ミスなどさまざなま失敗が重なることも。

学習塾アプリを導入すると、生徒の月謝の支払い状況をすぐに確認できたり講師の給与を自動支払いができたり、月謝管理や労務管理がスムーズに進められます。システムで管理すれば、支払い金額を1ケタ間違えたなどの計算ミスも削減できるでしょう。

運営状況が把握できる

生徒へ授業をするには、講師の勤務管理が必要不可欠です。

Excelなどでデータを管理している際に講師が突然欠勤になると、講師の代打や生徒数の変更を1つ1つ手作業で行わなければなりません。手作業での修正は、多くの時間が必要となり、業務に支障をきたす場合も。   アプリでシフト管理をすれば、講師や生徒の人数が簡単に把握でき、塾の運営状況も管理しやすくなります。急な予定変更にも即座に対応できるのがアプリのメリットといえるでしょう。

運営状況を簡潔にまとめたい方には、学習塾向けアプリの導入がおすすめです。

欲しい情報がすぐに見つかる

事務処理が多い塾の運営では、Excelなどさまざまなファイルの活用や管理をします。

書類が多いとどこに保存したのか分からなくなり、探す時間がかかればほかの業務にも影響が出るでしょう。保管場所が把握できていても、フォルダをたどってファイルを開かなくてはならず大変です。

そこでおすすめなのが学習塾向けのアプリの導入です。アプリ内の検索機能を使えば、欲しいファイルをピンポイントで探せます。

事務処理の手間を軽減したい企業におすすめのアプリといえるでしょう。

情報共有がしやすい

塾を運営するには、会社全体で情報を共有しなくてはなりません。   社員全員に情報を回す際、LINEなどを使えば簡単に情報を流せますが、チャット形式での連絡は流し読みされやすく隅々まで情報を共有するのは難しいのが特徴です。また、紙を掲示したり回したりなどでも情報の共有は可能ですが、緊急時の対応が難しくその場にいる社員のみにしか告げられません。

アプリを活用すれば、各社員のスマートフォンやパソコンに連絡ができ、会社全体へ一斉に情報共有ができるのが大きなメリットです。場所や時間に縛られることなく情報が回せるため、緊急時も安心です。

塾のアプリを導入する時の注意点

学習塾アプリを導入すれば多くのメリットが得られますが、「塾の規模によって導入するシステムは異なる」など、いくつかの注意点も存在します。

アプリ導入後のトラブルを回避するためにも、注意点を把握しておきましょう。

塾の規模によって導入するシステムは異なる

導入するシステムは、塾の規模によって異なります。

たとえば、生徒と塾のあいだで個別相談機能を活用しない場合は、個別メッセージ機能がないアプリを選ぶと良いでしょう。生徒の出席状況のみをパソコンで管理したい場合は、スマホやタブレット対応がなくても問題ありません。

学習塾アプリを導入する際は、塾の規模に合わせて選択しましょう。また、導入するアプリによって月額料金もそれぞれ異なるため、金額もしっかりとチェックするのがおすすめです。

必要な機能が揃っているか確認する

アプリの導入を検討する際は、必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。

月額使用料が安いからと契約をしても、必要な機能がなければアプリを導入しても意味がありません。また、必要以上の機能が揃っていると、余計な作業が増え業務に支障をきたすことが考えられます。

必要な機能は何か、不要な機能は何かを明確にしてからアプリを導入ましょう。

操作が簡単で誰でも使いやすいものを選ぶ

アプリ選びでは、誰でも使えるものを選ぶのも大切です。   アプリを選んだ方が職員に説明する場合、簡単に使えるものでないと操作の共有が難しくなります。また、実際に職員が使用する際も、操作が複雑なアプリでは使いこなせず、活用できなければ導入コストだけがかかり、作業の効率化が図れません。

誰でも使えるシンプルなツールを導入すれば、操作の共有はもちろん、操作方法の説明時間を短縮できるでしょう。さらに、日常業務に支障をきたさず教育コストもかからないのは嬉しいポイントです。

個人塾のサポートはmanaboがおすすめ

学習塾の運営では会計管理や労務管理など多くの情報を取り扱います。学習塾向けアプリを導入すれば、多くの情報を一括管理できるため、職員間での共有がしやすく業務が効率良く回せるなど多くのメリットが得られます。

個人塾でアプリの導入を検討している方には、「manabo」がおすすめです。生徒の質問に24時間365日対応しているため、オンライン塾でデメリットといわれる「質問がすぐ解決できない」を無くせます。

生徒のニガテ克服に最適なアプリをお探しの方は、ぜひ「manabo」をご活用ください！